成人式が終わった後は同窓会！
久しぶりに会う同級生とも
話が弾むんですよね♪
私も同窓会に参加した時は、
久しぶりに会った同級生と会話が弾んで、
今でもたまに会ったりしていますよ。
そんな同窓会の幹事になると、
事前準備やいろいろと気を使ったりと、
大変なことがいっぱいあるんですよね〜。。。
そこで！
事前準備する時に気をつけるべきポイントなど、
同窓会について調べたので、紹介していきますね。
成人式の同窓会は事前準備が命！気を付けるべき7個のポイント
成人式の同窓会の準備をしよう！！
でも何からすればいいのか分からない・・・
幹事になったからには、
失敗はしたくないですよね。
そこで、同窓会は事前準備が大切！！
ということで、
気を付けるべきポイントを7つ、紹介していきますね。
- 成人式の6ヶ月～4ヶ月前になったらまずは人集め！！
同窓会で幹事を任されたといっても、
流石に一人では出来ないですよね。
ただ、卒業した学校によっては、
卒業する前に誰が幹事をやるのかを決めている所も。
私が卒業した学校はそのやり方でしたね。
決めていない学校の場合には、
まずは一クラスに対して男女1名ずつ計2人お願いして、
他に幹事代表が1～2名と生徒会長や部長、
母校で働いている人が居れば、
その人を誘って人数を集めると
良いかもしれません。
ただし！！
仲の良い人だけを集めるよりも、
性別やクラスなど偏らないように、
注意した方が良いでしょう。
後々、招待するときとかに助かりますよ！！
そして、人数が集まったら、
幹事会を開催するのもオススメです。
幹事会するとなんと！！
モチベーションも上がるので、
成功率が2倍以上も変わってきます！
2倍以上も変わるなら
幹事会は必ずやらないと駄目ですね。
そしてその時に、同窓会のコンセプトや、
開催日にスケジュールをしっかりと話し合って下さい。
特に、同窓会の看板ともいえるコンセプトは、
参加する側にとっても凄く重要なので
参加したくなるようなコンセプトを考えると良いですよ♪
またスケジュールをしっかり決めていれば、
行動もしやすくなりますので、
スケジュールは大切です。
スケジュールの主な内容
- 3ヶ月以上前には会場や会費などの最終決定！！
それと同時にSNSなどで同級生へ告知 - 2ヶ月以上前になったら案内状発送する♪
※出欠締切日は3週間～1ヶ月前に設定^^ - 1ヶ月前になったら幹事の最終打ち合わせ！！
スケジュール見ただけで
忙しく感じちゃいますね^^;
- 会場選び&決定！！
コンセプトが決まったら、
次に大切なのは、どこでやるかになります。
会場選びをするポイントとしては、
コンセプトに合わせてホテルやレストランなど、
会場を選ぶと決めやすいですよ。
また、立食にするか着席の形にするかも
一緒に考えておくと、
さらにイメージができやすいかも♪
気になる会場が決まった！！そしたら下見に行ってみよう！！
下見するのとしないとでは、
イメージの出来やすさや、
準備する時の効率が段違いに変わります。
また、かかる費用や、
会場内に入れる人数などもチェックしておくと
二度手間にならずに済みますよ！
よし！！ここの会場に決めた！！
さっそく予約するぞ！！
けれど、正確な人数が
分からないんだよね・・・。
だからと言ってギリギリに
予約は出来ないし・・・。
そんな時は、会場側の方には
〇人～○○人くらいと幅を付けて事前に言っておくと、
当日会場側の方も対応しやすくなりますよ^^
また、予約時間は
2時間～2.5時間くらいが
ちょうどいいかも。
- 会場も決まったら会費を決めよう！！
会費を決める時期としては、
開催する3～4ヶ月前が良いですよ。
会費を決めると言っても、
どこまで含めたらいいのか悩みますよね。
しかも200人以上で同窓会する時は
準備金として、案内状代金や当日備品代金、
会場の前払い金など、
10万円以上も必要になってきます。
なので、そこは幹事の人たちと相談しながら、
会計係を決めて、平等に分担して出し合ってくださいね。
会費は会場代だけでなく、
他の費用も全て賄う費用で考えてみてください。
会費を決めるポイントをいくつかあげていきますね♪
その前に、先に会費の相場を言っておくと
6,000円～10,000円になります。
※人数が20人未満の場合は4,000円～5,000円でも大丈夫です。
ではポイントとは・・・
まずは会場に支払う金額は必須ですね。
その他に、
- 案内状準備にかかった費用
- 当日必要となるパンフレットなどの備品代
- 記念品代や先生にあげるプレゼント代
など、これらも含めて会費にして大丈夫。
また、会費回収する時は
当日回収が一番良いでしょう。
- 開催3ヶ月前になったら案内状発送！！
今やラインやフェイスブックなど、
SNSが普及してるので、
そこで告知すればある程度は連絡取れるという
便利な時代になっています。
でも、誰しもがSNSをやっているとも限りません。
またその人たちと繋がっていないとなると、
同窓会のお知らせがあったなんて
分からないですよね。
なので、案内状も送るようにしてください。
知らなかった人も、
同窓会があるという情報が
入るので安心です。
その時に案内状と一緒に、
個人保護シールも送ってあげるととても親切。
またコスト面を削除したいというならば、
はがき一枚送って出欠申込み出来るように、
faxや電話の番号なども書いておくと良いでしょう。
私もはがき一枚で送られてきたので、
番号やアドレスが書いてあった時は
助かりました。
- 出欠の管理はしっかりと！！
案内状発送したりSNSで告知したら、
各幹事メンバーに出欠の有無に関して
連絡しますよね。
でも、その人だけが知っていては意味がないので、
出欠情報をエクセル、
またはネットサービスで一括管理して、
他の幹事の人と共有出来るように
しておくと便利です。
そして、締切日2日以上経ったら、
会場の方に確実に参加できる人数のみを伝えてください。
その時に、後日変動するかもしれないということも
伝えておくと良いでしょう。
- 1ヶ月前～2週間前になったら当日の準備開始！！
開催1ヶ月前になったら、
必ずミーティングをしてください。
当日の役割分担やプログラムなど、
最終確認しながら決めていきます。
ただし、プログラムに関しては余興などは必要ないので
詰め込み過ぎには注意！！
そして役割分担も決めておくと、
当日スムーズに対応が出来ますね。
何よりも当日の備品準備は大切ですね^^
前もって準備しておかないと、
当日あれがない！これがない！
って慌ててしまいます。
同窓会どころではなくなっちゃいます。
また、事前にDVDの出力など会場で確認しておくと、
当日トラブルにならずにすんなりできます。
他にも二次会の準備は、
必ずしておきましょう。
予算も一次会と二次会合わせて1万位にしておけば、
再度集めることもなく出来ますよ。
- 当日運営の準備も大切！
幹事の人は必ず、受付一時間前には集合。
パンフレットなど開演前の準備を
終わらしちゃいましょう！
当日は女性の振袖への気遣いが重要！こんな事には要注意！
当日の同窓会での出席する際の格好は、
成人式の後ともあり、
振袖で参加する人も多いです。
確かに、綺麗にセットしてもらった髪形を崩すのって
時間も掛かるし勿体無いんですよね。
しかも振袖も着替えるのに時間が掛かるし・・・。
そんな振袖で参加する女性にも
気遣いが必要になります。
振袖はレンタル代も高いし、
人によっては一生の思い出にと、
高い物買っていたりとするので、
何かあったら大変です。
では、どんなことに注意しておけばいいのか、
今から紹介していきたいと思います！！
- 着物が汚れたら大変！！
なので、何か汚れ防止が出来るものを
置いてあげると親切かも。
- 通路を狭くしすぎない！
着物で狭いところ歩くのって
大変なんですよね。
なので、なるべく広くとると良いでしょう。
- 立食の場合どこか座れる場所を確保してあると良いかも
振袖ってことは、
履物は草履や下駄になりますよね。
意外と足が疲れてしまうんです。
- 着席の形の場合は料理が次から次に出てくる
コースではなく、
バイキング式の方が良いですね。
帯でお腹が苦しくて、なかなか食べられないので。
- 催し物で激しく動くものは避けてあげて！！
振袖で激しく動くのは、至難の業なんです。
なので、ビンゴなど定番のものが良いかも。
まとめ
事前準備には、
幹事の人数集めから始まり、
会場を選んで会費を決めて・・・
案内状を発送して・・・
と、ともかくやることがいっぱいあります。
皆で分担して協力しながら
準備進めてくださいね。
また、振袖で参加する方もいると思うので、
そういったことも考慮し、
楽しい同窓会にしてくださいね。
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