失敗できない成人式の同窓会幹事!気を付けるべき7個のポイント!

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成人式が終わった後は同窓会!

久しぶりに会う同級生とも

話が弾むんですよね♪

私も同窓会に参加した時は、

久しぶりに会った同級生と会話が弾んで、

今でもたまに会ったりしていますよ。

そんな同窓会の幹事になると、

事前準備やいろいろと気を使ったりと、

大変なことがいっぱいあるんですよね〜。。。

そこで!

事前準備する時に気をつけるべきポイントなど、

同窓会について調べたので、紹介していきますね。

成人式の同窓会は事前準備が命!気を付けるべき7個のポイント

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成人式の同窓会の準備をしよう!!

でも何からすればいいのか分からない・・・

幹事になったからには、

失敗はしたくないですよね。

そこで、同窓会は事前準備が大切!!

ということで、

気を付けるべきポイントを7つ、紹介していきますね。

  1. 成人式の6ヶ月~4ヶ月前になったらまずは人集め!!

同窓会で幹事を任されたといっても、

流石に一人では出来ないですよね。

ただ、卒業した学校によっては、

卒業する前に誰が幹事をやるのかを決めている所も。

私が卒業した学校はそのやり方でしたね。

決めていない学校の場合には、

まずは一クラスに対して男女1名ずつ計2人お願いして、

他に幹事代表が1~2名と生徒会長や部長、

母校で働いている人が居れば、

その人を誘って人数を集めると

良いかもしれません。

ただし!!

仲の良い人だけを集めるよりも、

性別やクラスなど偏らないように、

注意した方が良いでしょう。

後々、招待するときとかに助かりますよ!!

そして、人数が集まったら、

幹事会を開催するのもオススメです。

幹事会するとなんと!!

モチベーションも上がるので、

成功率が2倍以上も変わってきます!

2倍以上も変わるなら

幹事会は必ずやらないと駄目ですね。

そしてその時に、同窓会のコンセプトや、

開催日にスケジュールをしっかりと話し合って下さい。

特に、同窓会の看板ともいえるコンセプトは、

参加する側にとっても凄く重要なので

参加したくなるようなコンセプトを考えると良いですよ♪

またスケジュールをしっかり決めていれば、

行動もしやすくなりますので、

スケジュールは大切です。

スケジュールの主な内容

  • 3ヶ月以上前には会場や会費などの最終決定!!
    それと同時にSNSなどで同級生へ告知
  • 2ヶ月以上前になったら案内状発送する♪
    ※出欠締切日は3週間~1ヶ月前に設定^^
  • 1ヶ月前になったら幹事の最終打ち合わせ!!

スケジュール見ただけで

忙しく感じちゃいますね^^;

  1. 会場選び&決定!!

コンセプトが決まったら、

次に大切なのは、どこでやるかになります。

会場選びをするポイントとしては、

コンセプトに合わせてホテルやレストランなど、

会場を選ぶと決めやすいですよ。

また、立食にするか着席の形にするか

一緒に考えておくと、

さらにイメージができやすいかも♪

気になる会場が決まった!!そしたら下見に行ってみよう!!

下見するのとしないとでは、

イメージの出来やすさや、

準備する時の効率が段違いに変わります。

また、かかる費用や、

会場内に入れる人数などもチェックしておくと

二度手間にならずに済みますよ!

よし!!ここの会場に決めた!!

さっそく予約するぞ!!

けれど、正確な人数が

分からないんだよね・・・。

だからと言ってギリギリに

予約は出来ないし・・・。

そんな時は、会場側の方には

〇人~○○人くらいと幅を付けて事前に言っておくと、

当日会場側の方も対応しやすくなりますよ^^

また、予約時間は

2時間~2.5時間くらいが

ちょうどいいかも。

  1. 会場も決まったら会費を決めよう!!

会費を決める時期としては、

開催する3~4ヶ月前が良いですよ。

会費を決めると言っても、

どこまで含めたらいいのか悩みますよね。

しかも200人以上で同窓会する時は

準備金として、案内状代金や当日備品代金、

会場の前払い金など、

10万円以上も必要になってきます。

なので、そこは幹事の人たちと相談しながら、

会計係を決めて、平等に分担して出し合ってくださいね。

会費は会場代だけでなく、

他の費用も全て賄う費用で考えてみてください。

会費を決めるポイントをいくつかあげていきますね♪

その前に、先に会費の相場を言っておくと

6,000円~10,000円になります。

※人数が20人未満の場合は4,000円~5,000円でも大丈夫です。

ではポイントとは・・・

まずは会場に支払う金額は必須ですね。

その他に、

  • 案内状準備にかかった費用
  • 当日必要となるパンフレットなどの備品代
  • 記念品代や先生にあげるプレゼント代

など、これらも含めて会費にして大丈夫。

また、会費回収する時は

当日回収が一番良いでしょう。

  1. 開催3ヶ月前になったら案内状発送!!

今やラインやフェイスブックなど、

SNSが普及してるので、

そこで告知すればある程度は連絡取れるという

便利な時代になっています。

でも、誰しもがSNSをやっているとも限りません。

またその人たちと繋がっていないとなると、

同窓会のお知らせがあったなんて

分からないですよね。

なので、案内状も送るようにしてください。

知らなかった人も、

同窓会があるという情報が

入るので安心です。

その時に案内状と一緒に、

個人保護シールも送ってあげるととても親切。

またコスト面を削除したいというならば、

はがき一枚送って出欠申込み出来るように、

faxや電話の番号なども書いておくと良いでしょう。

私もはがき一枚で送られてきたので、

番号やアドレスが書いてあった時は

助かりました。

  1. 出欠の管理はしっかりと!!

案内状発送したりSNSで告知したら、

各幹事メンバーに出欠の有無に関して

連絡しますよね。

でも、その人だけが知っていては意味がないので、

出欠情報をエクセル、

またはネットサービスで一括管理して、

他の幹事の人と共有出来るように

しておくと便利です。

そして、締切日2日以上経ったら、

会場の方に確実に参加できる人数のみを伝えてください。

その時に、後日変動するかもしれないということも

伝えておくと良いでしょう。

  1. 1ヶ月前~2週間前になったら当日の準備開始!!

開催1ヶ月前になったら、

必ずミーティングをしてください。

当日の役割分担やプログラムなど、

最終確認しながら決めていきます。

ただし、プログラムに関しては余興などは必要ないので

詰め込み過ぎには注意!!

そして役割分担も決めておくと、

当日スムーズに対応が出来ますね。

何よりも当日の備品準備は大切ですね^^

前もって準備しておかないと、

当日あれがない!これがない!

って慌ててしまいます。

同窓会どころではなくなっちゃいます。

また、事前にDVDの出力など会場で確認しておくと、

当日トラブルにならずにすんなりできます。

他にも二次会の準備は、

必ずしておきましょう。

予算も一次会と二次会合わせて1万位にしておけば、

再度集めることもなく出来ますよ。

  1. 当日運営の準備も大切!

幹事の人は必ず、受付一時間前には集合。

パンフレットなど開演前の準備を

終わらしちゃいましょう!

当日は女性の振袖への気遣いが重要!こんな事には要注意!

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当日の同窓会での出席する際の格好は、

成人式の後ともあり、

振袖で参加する人も多いです。

確かに、綺麗にセットしてもらった髪形を崩すのって

時間も掛かるし勿体無いんですよね。

しかも振袖も着替えるのに時間が掛かるし・・・。

そんな振袖で参加する女性にも

気遣いが必要になります。

振袖はレンタル代も高いし、

人によっては一生の思い出にと、

高い物買っていたりとするので、

何かあったら大変です。

では、どんなことに注意しておけばいいのか、

今から紹介していきたいと思います!!

  • 着物が汚れたら大変!!

なので、何か汚れ防止が出来るものを

置いてあげると親切かも。

  • 通路を狭くしすぎない!

着物で狭いところ歩くのって

大変なんですよね。

なので、なるべく広くとると良いでしょう。

  • 立食の場合どこか座れる場所を確保してあると良いかも

振袖ってことは、

履物は草履や下駄になりますよね。

意外と足が疲れてしまうんです。

  • 着席の形の場合は料理が次から次に出てくる

コースではなく、

バイキング式の方が良いですね。

帯でお腹が苦しくて、なかなか食べられないので。

  • 催し物で激しく動くものは避けてあげて!!

振袖で激しく動くのは、至難の業なんです。

なので、ビンゴなど定番のものが良いかも。

まとめ

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事前準備には、

幹事の人数集めから始まり、

会場を選んで会費を決めて・・・

案内状を発送して・・・

と、ともかくやることがいっぱいあります。

皆で分担して協力しながら

準備進めてくださいね。

また、振袖で参加する方もいると思うので、

そういったことも考慮し、

楽しい同窓会にしてくださいね。

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